Processi aziendali: definizione, tipologie e mappatura

Di processo aziendale si è iniziato a parlare decenni fa, con le prime trattazioni che risalgono persino al celebre economista settecentesco Adam Smith. Il concetto moderno di processo aziendale viene scolpito più tardi, a partire da saggi come “Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance” di Michael Porter.

L’economista statunitense, in quella pietra miliare dell’economia aziendale, aveva individuato 9 distinti processi di business, 5 primari e 4 di supporto. Tra i processi primari si contavano attività come la logistica interna e il marketing, mentre tra le attività di supporto si trovavano la gestione delle risorse umane e lo sviluppo tecnologico. La catena di valore descritta da Porter negli anni Ottanta è stata per molti aspetti superata, ma il concetto di processo aziendale rimane ancora oggi centrale. Vediamo, dunque, in cosa consiste precisamente un processo aziendale.

La definizione di processo aziendale

È possibile descrivere un processo come un insieme di attività differenti ma allo stesso tempo connesse e interrelate, svolte da un’organizzazione con l’obiettivo di trasformare delle risorse in un prodotto finale con un valore aggiunto. Un processo aziendale presenta dunque uno o più input, i quali, attraverso delle lavorazioni eseguite da umani, da macchinari o da entrambi, si trasformano in uno o più output.

Sia le risorse in ingresso che i prodotti in uscita possono ovviamente essere servizi o prodotti: in tutti i casi, il processo ha senso solo se il prodotto a valore aggiunto viene destinato a un soggetto preciso, che può essere interno oppure esterno all’organizzazione (in quest’ultimo caso si parla tipicamente del cliente).

Visto cosa significa processo aziendale, è facile capire che questo insieme di attività può coinvolgere un alto numero di soggetti. Ci sono i fornitori, ci sono gli addetti interni e ci sono i destinatari del prodotto, esterni o interni.

La misurabilità dei processi aziendali

Prima di vedere come procedere all’analisi di un processo aziendale è bene sottolineare che, per avere la certezza di migliorare nel tempo l’efficienza dell’azienda, è necessario poter contare su dei processi monitorabili e misurabili. Questo è, non a caso, uno dei requisiti fondamentali della norma ISO 9001 per le organizzazioni dotate di un sistema di gestione di qualità.

In questo scenario, i processi possono essere monitorati a partire dalla valutazione di 4 indicatori (generali, di qualità, di costo e di servizio). Non tutti i processi, però, possono essere effettivamente misurabili con questi KPI: in casi peculiari si applicano quindi dei modelli di verifica differenti.

Quali sono i processi aziendali? Le diverse tipologie

Esistono diversi modi per classificare i processi aziendali. È possibile per esempio farlo a partire dalla tipologia di output, oppure a partire dal tipo di attività svolta. Tra i metodi tipici per classificare questi processi c’è per esempio quello che parte dalle unità organizzative coinvolte, a definire tre diversi gruppo di processi. Si parla in questo caso di:

Processi interpersonali: coinvolgono piccoli gruppi di persone all’interno dell’organizzazione;
Processi interfunzionali: coinvolgono più funzioni della medesima azienda;
Processi interorganizzativi: coinvolgono due diverse organizzazioni aziendali.

Un altro conosciuto modo per distinguere i processi aziendali arriva da Robert Anthony, il quale nel 1965, con il suo famoso schema a piramide, parlò di:

Processi operativi: si trovano alla base della piramide, e vengono affrontati quotidianamente. Un esempio di processo aziendale operativo è quello produttivo, o quello di acquisizione di risorse;
Processi gestionali: stanno a metà piramide, e indicano quei processi manageriali tesi a controllare le attività e allocare le risorse;
Processi direzionali: in cima alla piramide, sono quei processi di tipo manageriale, tesi alla definizione di una strategia aziendale.

La mappatura dei processi aziendali

Esistono diverse metodologie e strategie su come migliorare i processi aziendali, ma in linea di massima passa tutto dal ripensamento della loro organizzazione, che richiede a sua volta una mappatura dei processi aziendali per avere una visione chiara delle singole attività in essere.

Il primo passo è quello di decidere quali saranno le macro categorie attraverso le quali avviare la mappatura, ad esempio suddividendo i processi aziendali in tre grandi gruppi, sulla scorta delle teorie di Porter citate all’inizio: processi strategici, operativi, di supporto in cui suddividere i singoli processi.

Capire come mappare i processi aziendali è quindi il primo passo per poter procedere alla loro ottimizzazione.

Come possiamo migliorare i processi aziendali?

Viste le principali fasi della mappatura dei processi aziendali, è possibile passare oltre, per capire come ottimizzare questi gruppi di attività – ogni singolo processo può infatti essere visto a sua volta come l’insieme di diverse attività e sotto-processi. A questo punto è possibile valutare la qualità di ogni singolo processo, a partire da una gamma di parametri predefiniti, per poi mettere in campo delle attività mirate per ottimizzare tali parametri.

Ridurre i costi di ogni singolo processo, diminuire il tempo necessario per l’esecuzione delle attività, ottimizzare il rapporto tra input e output: ci sono diversi obiettivi ai quali mirare nel miglioramento dei processi aziendali. Indubbiamente, quando si parla di ottimizzazione dei processi, oggi si pensa prima di tutto alla digitalizzazione dei processi aziendali, sempre però a partire da un’analisi attenta della mappatura precedentemente effettuata.

Un’azienda, da un certo punto di vista, non è altro che un insieme di processi, e quindi di gruppi di attività volte a creare del valore aggiunto: analizzare, migliorare e innovare i processi aziendali è quindi tra i compiti cruciali di qualsiasi organizzazione aziendale.

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